После регистрации фирмы при ее деятельности необходимо учитывать не только требования, касающиеся составления бухгалтерского учета, налоговой и другой отчетности, но и иные обязательства или требования. Из них следует обратить внимание, прежде всего, на следующие:
- Обязательное применение кассового аппарата
- Ограничение оплаты наличными
- Противодействие легализации преступных доходов
- Защита персональных данных
Обязательное применение кассового аппарата в Словакии
Кассовый аппарат является головной болью для словацких предпринимателей. Это связанно с тем, что в короткий промежуток времени многие вынуждены были три раза покупать новую кассу. Первый раз после введения евро с января 2009 г. с необходимостью указывать не чеке стоимость в двух валютах: в кронах и в евро. Этой обязанности, кстати, уже нет, хотя многие фирмы продолжают добровольно показывать стоимость в словацких кронах. Второй раз кассу покупали, поскольку с 2012 г. разрешено использовать только кассовый аппарат с «фискальным модулем», которого в старый кассах не было. И третий раз в 2013 г. когда с января 2014 г. вступила в силу поправка к закону, запрещающая использовать кассовые аппараты без сертификата. Тем не менее, это история недавнего прошлого, сейчас уже все кассы соответствуют законным требованиям, и изменения требований к кассе не ожидается.
Правила использования кассового аппарата руководствуются законом № 289/2008 об использовании электронной регистрационной кассы в позднейшей редакции. Согласно закону, кассовый аппарат нужен всегда при получении наличных денег или при оплате картой за какой-либо товар или оказание определенного вида услуг, из которых следует выделить следующие:
- ремонт, мойка или сдача в аренду автотранспорта
- парковочные услуги
- ресторанные услуги
- фотографические услуги
- косметические и парикмахерские услуги
- услуги химчистки
- а также несколько аналогичных услуг.
Важно учитывать, что кассовый чек необходимо выдавать всегда при получении наличных средств (или оплате картой) за товар в Словакии. Не имеет значения, получает ли предприниматель деньги в качестве аванса, частичной оплаты или погашения счета-фактуры.
Кстати, закон касается только оплаты в Словакии. Следовательно, разрешено продать товар в Братиславе и получить наличные за этот товар в 5 км от центра Братиславы в внгерской деревни Райка, или австрийской Киттзе.
Что касается кассы, существует еще одно правило, а именно обязанность иметь кабель к кассе для возможности соединения кассы с компьютером в любое время и осуществления проверки финансовой отчетности налоговой инспекцией. Это связанно с тем, что были случаи, когда налоговая инспекция пришла на проверку и не смогла подключиться к кассе.
Также каждая торговая точка обязана иметь на видном месте наглядный образец чека для сравнения с чеком, который был выдан покупателю. На чеке должны быть четко указаны данные для регистрации в Национальной Чековой Лотерее:
- налоговый номер кассового аппарата,
- дата, время, сумма,
- торговый знак MF.
Кассовая лента должна гарантировать сохранность и читабельность данных не менее 5 лет с конца календарного года, в котором они были напечатаны.
Однако следует учитывать, что в кассу не разрешается принимать любою сумму денег, поскольку следующее ограничение говорит, что максимальная сумма оплаты наличными представляет 5 000 евро.
Ограничение оплаты наличными в Словакии
«29» ноября 2012 г. парламент Словацкой Республики принял полностью новый закон с названием: «Закон об ограничении оплат наличными», который получил порядковый номер 394/2012 и после подписания президентом начал действовать с первого января 2013 г. Закон этот весьма короткий и содержит всего 13 статей, которые все помещаются на один лист бумаги.
Согласно ст. 4 закона, запрещается оплата наличными в сумме, превышающей 15 000 евро, между двумя физическими лицами, не являющимися предпринимателями; максимальная сумма оплаты наличными во всех остальных случаях составляет 5 000 евро. Следовательно, максимальная сумма оплаты наличными за товар или услуги составляет 5 000 евро; это, например, за квартиру-новостройку, машину в салоне, мебель в магазине, товар и т.п. Оплата между двумя физическими лицами с максимальной суммой в размере 15 000 евро – это, например, автомобиль бывшего употребления или квартира лица, не занимающегося продажей машин или квартир.
Кассовый аппарат используется во избежание уклона от уплаты налогов путем снижения доходов, когда не выдается подтверждение о получении оплаты. Ограничение оплат наличными было также введено в рамках борьбы против уклонений от уплаты налогов, когда фирмы искусственно завышали расходы в конце срока для подачи налоговой декларации. Пояснительная записка к законопроекту говорит, что данное нововведение – это попытка, основывающаяся на положительном опыте других стран, ограничить фиктивное использование кассовых ордеров как подтверждений об оплате наличными без реального денежного исполнения, осуществляемое, прежде всего, в конце отчетного периода в зависимости от предполагаемой налогооблагаемой базы.
Разделение оплаты на несколько частей не поможет, так как размер оплаты наличными, разделенной на несколько самостоятельных оплат, представляет сумму частичных оплат в случае, если эти оплаты касаются одних правовых отношений.
С другой стороны, между двумя сторонами может быть несколько разных услуг или товаров, или даже одна услуга, но несколько контрактов. Если, например, договор аренды на один год с ежемесячной оплатой в размере 1 000 евро, сумма контракта превышает 5 000 евро (12 х 1 000 евро) и оплата наличными не разрешена, даже если ее разделим на несколько платежей. Однако если контракт заключается отдельно на каждый квартал, получаются 4 контракта, каждый по 3 000 евро, следовательно, оплата наличными разрешена.
Данное ограничение действует для оплат в любой валюте. Ограничение также касается оплаты наличными, осуществленной за рубежом с предметом сделки на территории Словацкой Республики в случае, если хотя бы одна из сторон имеет на территории Словацкой Республики юридический адрес, постоянное представительство, филиал, ПМЖ или ВНЖ. Следовательно, для кассового аппарата имеет значение, где происходит оплата, в Словакии или зарубежьем и обязательное применение кассового аппарата касается только оплат на территории Словакии, при ограничении оплат наличными место фактической оплаты значения не имеет.
В законе предусмотрено и несколько исключений, тем не менее, они касаются, например, оплат государственным органам (налоги, пошлины, сборы, штрафы), почтовых услуг, обмена валют, обработки и перевозки денег; ограничение также не действует во время войны или чрезвычайного положения.
Из сказанного вытекает, что нововведение действует, например, в следующих случаях:
- Гражданин России с ВНЖ на территории Словацкой Республики продал квартиру, находящуюся в Братиславе, гражданину Украины, будучи в отпуске на Тайланде,
- Покупка/продажа квартиры,
- Покупка мебели в мебельном магазине,
- Покупка/продажа золота и драгоценных камней,
- Оплата за продажу товара российской фирме, если сделка осуществляется в Словакии.
В случае нарушения данного закона физическому лицу, не являющемуся предпринимателем, грозит штраф в размере до 10 000 евро и физическому лицу – предпринимателю или юридическому лицу – штраф в размере до 150 000 евро.
Противодействие легализации преступных доходов и финансирования терроризма
Если кассовый аппарат и ограничение оплаты наличными касаются налогов, следующее ограничение основывается уже на безопасности страны или, правильнее сказать, даже всего мирового сообщества. Все-таки, угроза терроризма и преступные доходы не находятся на повестке дня Словакии.
Тем не менее, противодействие легализации преступных доходов и финансирования терроризма является одной из актуальным тем, на которую все больше и больше внимание обращают политики, юристы, правоохранительные органы, налоговая инспекция и экономисты. На уровне ЕС главными правовыми актами являются директива Европарламента и Совета № 2005/60/ES о противодействии использования финансовой системы для целей отмывания «грязных» денег и финансирования терроризма, а также директива Комиссии № 2006/70/ES. В Словакии с 2008 г. действует закон № 297/2008 о противодействии легализации преступных доходов и противодействии финансирования терроризма.
Закон четко устанавливает, что является легализацией, финансированием терроризма, нестандартной коммерческой операцией, а также определяет, кто в рамках данного закона является ответственным лицом и какие обязанности к нему применяются.
Ответственными лицами согласно закону являются, например, кроме финансовых учреждений также:
- бухгалтера,
- налоговые консультанты,
- физические или юридические лица с правом заниматься посредничеством при покупке, продаже или сдаче в аренду недвижимости (т.е. занимающиеся риэлтерской деятельностью),
- физические или юридические лица с правом заниматься деятельностью организационных и экономических консультантов.
Важно отметить, что деятельность бухгалтера, а также деятельность организационных и экономических консультантов являются свободными видами деятельности и не важно, занимается ли физическое или юридическое лицо данной деятельностью, важно то, имеет ли оно разрешение заниматься данным видом деятельности.
Одной из главных обязанностей ответственного лица является подготовка «Программы собственной деятельности направленной противодействию легализации преступных доходов и финансирования терроризма». Программа должна быть подготовлена в письменном виде на словацком языке, регулярно актуализироваться и четко соответствовать законным требованиям. Наша компания может подготовить для вас в соответствии с вашими требованиями и видами деятельности вашей фирмы Программу собственной деятельности, направленной противодействию легализации преступных доходов и финансирования терроризма. Составление такой программы стоит 399 евро.
Для сравнения, в случае отсутствия Программы, ответственное лицо может получить штраф, причем средний размер наложенных штрафов составляет 2 000 евро и максимальный размер представляет 165 969 евро.
Кроме составления Программы, ответственное лицо обязано, например, определенным способом идентифицировать клиента, узнать, кто является конечным бенефициаром или конечным получателем благ, определить нестандартную коммерческую (торговую) операцию, и в зависимости от риска легализации преступных доходов или финансирования терроризма, обязано оказывать базовое, упрощенное, или повышенное внимание. Эти правила являются, например, причиной, почему многие банки дают заполнить опросник с подробными вопросами при открытии счета.
Ссылаясь на вышесказанное, все юридические лица с разрешением заниматься, например, бухгалтерской деятельностью, риэлтерской деятельностью или деятельностью организационных и экономических консультантов обязаны, кроме всего прочего, подготовить Программу собственной деятельности направленной противодействию легализации преступных доходов и финансирования терроризма.
Защита персональных данных в Словакии
По аналогии с противодействием легализации преступных доходов и финансирования терроризма, законы, регулирующие защиту персональных данных, основываются на директиве Европейского союза. Главным обязательством, кроме, конечно, защиты персональных данных и их нераспространения, является регистрации информационных систем, с помощью которых осуществляется работа с чужими персональными данными, в случае если в фирме менее 20 сотрудников. Информационная система в рамках закона не означает только компьютерную программу, а любую базу персональных данных, файл, список, в том числе в бумажном виде.
Информационную систему необходимо зарегистрировать в Учреждении по защите персональных данных Словакии (Úrad na ochranu osobných údajov SR) и к ней необходимо подготовить план защиты персональных данных. Обязательство регистрации касается только баз данных в компьютерах, подключенных к интернету. В случае если у Вас база данных только в бумажном виде и/или в компьютере, который не подключен к сети, этих баз регистрация не касается.
Необходимо регистрировать информационные системы, в которых принимаете и собираете, т.е. ведете базу данных для целей маркетинга, выставления счетов-фактур, но только в случае, когда эти данные касаются физических лиц, например, клиентов, партнеров, и т. п.
Необходимо зарегистрировать:
- информационную систему счетов-фактур (когда выставляете фактуры физическим лицам, и собираете их данные),
- информационную систему e-shop,
- информационную систему скидок (когда у вас напр. клубная карта и ведете базу данных клиентов с картой),
- информационную систему маркетинга (для рассылки рекламы или предложения).
Следовательно, обязательство регистрации информационной системы касается, например, каждой фирмы, которая выставляет счета-фактуры физическим лицам (ЕС или не-ЕС не имеет значения).
Нет необходимости регистрировать следующие информационные системы:
- информационную систему персонала,
- информационную систему бухгалтерии,
- информационную систему камеры слежения (если используется для защиты собственного имущества, и сотрудники знают, что камеры используется).
Каждую систему необходимо зарегистрировать самостоятельно и заплатить 20 евро – государственную пошлину.
У нас большой опыт подготовки разных документов, в том числе и документов по защите персональных данных. Регистрация информационной системы у нас стоит 35 евро и подготовка плана защиты персональных данных стоит 299 евро.